接下來將從組織面、薪酬面、管理面和環境面等四面向,來探討如何留住人才。
(一)組織面 1.找對的人 本文開始即提到組織要先找對人,但面對一位求職者,我們必須透過面試與各項工具(心理測驗)的使用,來找尋認同公司文化的求職者。
2.工作設計 關於工作設計如何進行,人資部門主要在於提供工具,讓各部門主管了解每一項工作應如何拆解並設計之。可從馬斯洛的理論去思考,除了讓員工獲得生理需求上的滿足外,應提高工作內容的挑戰性,以滿足員工對工作的成就感。例如:對於高學歷員工,我們會分派每一個人針對一個主題去研究(例如員工分紅的問題),再讓他將其研究結果報告給其他部門主管了解。
3.發展計畫 發展計畫必須與公司策略相互配合,例如對於研發人員,不要讓他們一直在該領域工作,而是提供他們學習其他專長的機會;對於欲晉升為主管的員工,則必須主動接受基層主管的訓練。
4.塑造激勵的組織氣氛 身為主管或人資部門的人員,應塑造一個激勵的組織氣氛。當組織氣氛是一團和氣時,該組織將會是了無生氣,因此我們要的是一個積極的組織氣氛,但並非是充滿肅殺的氣氛。
5.建立一刺激學習成長、相互交流與經驗分享的情境 組織中須隨時保持員工相互刺激學習的動力與情境。當組織有著許多高學歷的員工(或高手)時,應善用高手間相互比較的氣氛,以建立機制來刺激彼此相互學習交流,例如知識管理的機制,並藉由個人知識的分享來達成相互學習交流。台灣EPSON公司就是刺激員工將自己的知識或意見提供出來,以達成組織人員相互學習成長的機會,並且將此機制與升遷獎勵作連結。然而,當組織中建立了這個知識分享的機制,自然而然就會吸引人才進入組織或使人才留住,若組織中沒有相互學習的管道,組織中的人才也將會慢慢流失。
6.不與員工斤斤計較 公司不要與民爭利(即不要處處與員工斤斤計較 ),例如對於員工出勤管理,人資部門無須太過於嚴格管理,這屬於各部門主管的權限,人資單位只要訂定(請假 )規則即可。人資部門除了不與同仁斤斤計較外,還要為員工著想,施以小惠,讓員工感受到公司的關懷。因此用心為員工著想,都是留住人才的好方法。
7.建立務實且鼓舞人心的公司願景 公司要有務實的願景,避免因公司發展不佳,造成人員流失的情況。
8.需要有正派與誠信的經營理念 (二)薪酬方面 薪酬制度的設計須遵守四個原則,分別是公平性、合理性、激勵性和競爭性。在此對績效TOP 30﹪員工的薪酬管理加以說明,明基在每年四月調薪時,要求各部門將各員工績效分配羅列出來,再依其分配訂定調薪幅度。假設公司的調薪預算為全公司預算的3﹪,績效成績為前10﹪的員工今年所得調薪預算為總調薪預算的12﹪~15﹪,前30﹪的員工可得調薪預算為總調薪預算的 6﹪~ 9﹪,績效成績為後3﹪的人員則無,至於佔績效成績中間 67﹪的員工今年所得調薪預算為總調薪預算的 3﹪。其次,我們又針對每一個績效範圍做高低區分。由於優秀的人才在薪酬方面所得比一般員工高於三倍以上,因此才能留住好的人才。 上述公司TOP 30﹪的模式,主要精神在於「將公司70﹪的資源用在這TOP 30﹪員工身上」,且公司的一切調薪都應保密,也必須約制同仁討論。這樣的薪酬模式顯現明基以「績效導向、能力主義」為導向,與年資、職等毫無關係,如此才能留住TOP 30﹪的人才。然而,面對挖角情況甚為嚴重的大陸,我們必須更加強TOP30﹪模式的使用,例如給他們房產,但這更針對TOP 10﹪的員工,如此才能穩住好的人才。 至於薪酬發放的規劃,可加以考量時間因素,例如每年十二月底、一月初發放前年年終獎金,再來一月底、二月初的過年發放績效獎金,年後四月則正值調薪,調薪後接著端午節獎金,到了七、八月則發放股票,後來是中秋節將金 ,中秋節獎金後則又到了年底,所以將公司的薪酬工具以分散式的發放,吸引員工讓員工有所期待,也因此留住人才。其中關於股票發放,我們則可以分段發放,因為端午節過後距離中秋節,有四個月的期間,該期間仍依分散的方式多次(兩次 )發放股票,提高員工的期待與希望,以上是明基在設計薪酬工具時,在發放時間點與月份上的搭配。 關於pay by performance與pay by competency,現在明基逐漸朝向pay by competency,不是因為績效不重要,而是公司希望員工擁有職能,因為competency中包含行為 (behavior),也就是公司需要價值觀。公司在設計獎金上可分為兩種方式,分別是 profit sharing(分紅入股)與 gain sharing ,所謂profit sharing,是將公司稅後盈餘依一定比例提撥給員工,這種方式通常適用在銷售部門;而 gain sharing則是為鼓勵部門能經由提案或年度目標設定,並透過作業流程的改善以提昇效率,為公司降低成本,並將盈餘依比例提撥給員工,這種方式通常是用在製造部門。明基對於大陸工廠的獎金設計,即依照各部門(製造部門、行銷部門、研發部門)不同性質,制定不同獎金制度。在製造部門方面,由於製造首重生產效率成本與品質,為鼓勵製造部門能透過製程的改善來提升效率,讓公司省下錢,而採行gain sharing的獎金制度;在行銷部門方面,則採取 profit sharing的方式,設定今年度獎金為去年淨利的百分之五;在研發部門方面則是採profit sharing與gain sharing的盈餘相加除以二的方式,另外再給予三個月加班費,並以創新獎金頒發之。至於在台灣廠部分,則採用profit sharing的方式。
(三)管理方面 1. 提昇主管領導管理能力
2. 增加行政措施的彈性: 對於行政措施的設計,應具備方便性與彈性,勿將制度設計的綁手綁腳,而造成民怨。
3. 考核的公平性與目的: 這是員工最為關心的一部分,應要求主管做出最公平的考核,因考核的目的在於過程而非結果,改善重於檢討。
4. 工作上給予適度的壓力: 對於管理要給予同仁適當的壓力,讓他接受適當挑戰,另外公司也可以舉辦一些具有挑戰性的活動,例如舉辦爬山、泛舟,主要讓公司同仁感受其挑戰行動與互相合作的精神。
(四)環境方面 1. 提供工作生活的便利性:合理滿足員工食、衣、住、行、育、樂各方面需求,例如在公司內設立便利商店、咖啡店或洗衣服務,至於人數規模較小的公司則可採用鄰近公司聯合提供。
2. 提供工作資源,如設備、工具、場所的適時供應,或提供公司新產品給予員工試用。
3. 福利的照顧盡量惠及家人,例如婚假。
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